Quel est le rôle du prestataire technique lors d’un évènement d’entreprise ?

Un évènement d’entreprise est généralement organisé dans un but particulier et préalablement défini par ses organisateurs. Il regroupe en un lieu et sur une période déterminée, plusieurs personnes interne ou externe à la structure. Organiser un tel évènement nécessite des compétences particulières et une expertise en la matière. Spécialiste de la question, l’implication d’un prestataire technique en évènementiel reste l’assurance de la réussite de l’évènement. 

Le prestataire technique événementiel : qui est-ce ?

Pour clairement définir ce poste, il nous faut avant tout définir la raison de son existence. En sortant du terme un peu technique qu’est l’évènement d’entreprise, il peut aisément être remplacé par un salon, une foire, un séminaire ou une conférence. Ce type d’évènement requiert bien souvent la gestion de plusieurs paramètres stratégiques et aucune erreur n’est permise.

Nous retrouvons donc ici toute l’importance du prestataire technique. Il a pour rôle de gérer tous les axes importants et moins importants, indispensables à la réussite d’un évènement, quel que soit son type. Il se spécialise dans plusieurs genres de rencontres au nombre desquelles nous pouvons citer : des réceptions, quelle que soit la taille, les tournées, les spectacles, pour ne citer que ceux-là.

Le prestataire technique : ces missions

Après la prise de contact avec le prestataire technique, sa première tâche est de soumettre à sa clientèle des idées ou thèmes qui feront de l’événement une complète réussite.

Doté d’une très grande capacité d’écoute, il s’assure de réaliser dans les moindres détails et plus encore le rêve de son commanditaire. Il détermine lors de la conversation les attentes de son client et les différents besoins techniques de l’évènement dont l’un des axes principaux est la communication. Il élabore divers contenus adaptés aux canaux spécifiques de communication qu’il a préalablement jugé apte à informer sur l’événement. Enfin, il veille à ce que tous les éléments du plan d’action restent dans la limite du budget fixé par le client. Cela inclut le coût du matériel, celui des prestataires, et de la diffusion de l’information.

Après s’être accordé sur le plan d’action et le budget, le prestataire technique passe à la deuxième phase de l’organisation de l’élément : sa mise en œuvre. À ce stade, il recrute tous les intervenants à l’organisation. Il s’agit entre autres : des chargés de l’audiovisuel, de la logistique, de la restauration, la sécurité, l’accueil des participants, le transport et bien d’autres. Il s’occupe également de toutes les démarches administratives telles que les demandes de permissions, les notifications à la mairie, etc.

Le prestataire technique, quel que soit son domaine de compétence, s’engage à vous fournir la meilleure prestation. Il assume la responsabilité et s’assure de mener à bien le rôle pour lequel il a été choisi (logistique, scène, restauration, audiovisuel). Il veille au bon déroulement de l’organisation depuis son élaboration jusqu’à sa clôture, cela comprend également les derniers rangements.

Le prestataire technique va encore plus loin dans l’accomplissement de sa mission. Il mesure grâce à des outils spécifiques tels que l’enquête, le sondage ou le débriefing l’impact apporté par votre évènement. Il effectue cela dans le but de s’informer, et d’informer le client des répercussions positives ou négatives qui auraient pu être dues à l’organisation de l’évènement. Des informations précieuses pour l’organisation d’un prochain évènement.

Les aptitudes nécessaires à l’exécution de ce métier

Avant toute chose, un bon prestataire technique se doit de posséder quelques acquis naturels tels que : l’écoute, la capacité à faire preuve d’empathie, la créativité, le sens de l’ordre ou du classement, le partage, une excellente résistance au stress pour ne citer que ceux-là… Il doit également savoir s’adapter aux exigences de sa clientèle. Avoir la capacité de s’identifier à la structure en demande de service. Connaître ses valeurs, sa culture et sa politique interne.

Au final, vous l’aurez compris, c’est une profession qui nécessite d’avoir plusieurs cordes à son arc et d’être hautement polyvalent. Il est indispensable de maîtriser les outils et modes de communication. Avoir une bonne expérience dans le domaine est également requise pour maîtriser tous les aspects techniques et la coordination des équipes.

Bien connaître son besoin pour choisir le bon prestataire technique événementiel

L’organisation d’un évènement d’entreprise sans compétence en la matière est une porte ouverte à de nombreux dysfonctionnements et même à une catastrophe pure et simple. Cela vaut-il vraiment le coup de s’exposer à des risques qu’il est facilement possible d’éviter ? Le choix des différents prestataires doit rester la priorité. 

Qu’importe votre besoin, qu’il s’agisse de la logistique, de la prise de vue vidéo et audio, de la sonorisation ou du buffet, le prestataire technique est en mesure de vous satisfaire, car c’est avant toute chose sa compétence et le milieu dans lequel il évolue aisément.

Que dire à propos de la sonorisation ?

Élément majeur pour un évènement réussi, la sonorisation de votre espace est l’une des clés de son succès. Pour une bonne sonorisation, le prestataire technique devra être informé des différentes caractéristiques de votre cadre. Il devra connaître la capacité de la salle, si l’événement a lieu dans un espace fermé ou l’aire de la surface, si l’événement est en extérieur. 

La connaissance du nombre d’intervenants est également requise, mais également la possibilité qu’il y ait des représentations scéniques.

En ce qui concerne l’éclairage

Comme nous pouvons aisément l’imaginer, une rencontre professionnelle sans un bon éclairage est tout simplement inconcevable. Le jeu de lumière, l’ambiance lumineuse a non seulement pour but d’éclairer, mais également de mettre en valeur le lieu, les intervenants et de créer une atmosphère propice au bon déroulement de l’évènement.

La vidéo

De nos jours, l’élément vidéo peut revêtir plusieurs aspects lors d’un événement. Il peut s’agir en un premier lieu de l’enregistrement de l’événement pour immortaliser le moment. Il peut aussi s’agir de réaliser des projections de PowerPoint, de films, de photos ou de résultats d’études. Concernant cet aspect, il est aussi primordial de bien exprimer ses désirs et ses envies.

L’enregistrement d’un évènement, qu’importe sa taille, nécessite un équipement très technique et adapté à chaque type de cadre. Si l’événement a lieu en extérieur, des caméras spéciales de mesure de la lumière sont requises. À contrario, un équipement spécial serait plus adapté dans un cadre fermé. Des technologies de pointe peuvent également être nécessaires si vous désirez des prises de vue du ciel, ou à distance.

L’organisation d’un évènement d’entreprise nécessite beaucoup de tact et de justesse. Ajouté à son travail quotidien, le stress d’une organisation est un risque inutile à ne surtout pas prendre. L’intervention d’un prestataire technique au regard de toutes ces compétences, c’est l’assurance d’un évènement réussi et ceci au-delà de vos attentes.